Sääännöt

MTL Mediatoimistot ry:n säännöt
 

1§ NIMI
Yhdistyksen nimi on MTL Mediatoimistot ry, josta näissä säännöissä käytetään nimitystä yhdistys. Yhdistyksen kotipaikka on Helsingin kaupunki.
Liiton epävirallinen ruotsinkielinen nimi on [MTL Mediabyråer i Finland] ja epävirallinen englanninkielinen nimi [MTL Finnish Association of Media Agencies].
Yhdistyksen virallinen kieli on suomi, mutta kokouksissa ja toiminnassa voidaan käyttää muitakin kieliä.

 2§ TARKOITUS JA TOIMINTAMUODOT
Yhdistys kuuluu alayhdistyksenä Markkinointiviestinnän Toimistojen Liitto MTL ry:hyn ja sen tarkoituksena ja tavoitteena on:

    * Edistää mediatoimistoalan arvostusta sekä liiketoimintamahdollisuuksien, identiteetin ja mediaosaamisen sekä mediaostamisen kehitystä. Tähän tavoitteeseen pyritään kehittämällä kilpailuneutraaleja käytäntöjä, itsesääntelyä ja eettisiä toimintaperiaatteita.
    * Edistää markkinointialan sisäistä ja ulkoista rakentavaa keskustelua osin yhdessä muiden markkinointi- ja markkinointiviestinnän alan toimijoiden kanssa.  Tähän tavoitteeseen pyritään kommentoimalla, ennakoimalla ja visioimalla alan yleisiä asioita sekä eri toimenpiteillä, kuten tilastointi, tiedottaminen, seminaarit, koulutus ym. ajankohtaiset toimenpiteet, jotka edistävät mediatoimistoalan kehitystä.
    * Aktiivisesti osallistua medioiden, mittausmenetelmien ja tutkimusten kehittämiseen.
    * Jakaa neuvoja, tietoa ja opastusta yhteistyömuodoista mediatoimistojen ja muiden alan toimijoiden välillä. 

3§ JÄSENYYS
Yhdistyksen jäseneksi ottamisesta päättää kirjallisesta hakemuksesta yhdistyksen hallitus. Jäseneksi ottamista koskeva päätös saatetaan hakijan tietoon mahdollisimman pian. Hallitus ei ole velvollinen perustelemaan päätöstään. Yhdistyksen jäseneksi voidaan ottaa juridinen henkilö, joka on Markkinointiviestinnän Toimistojen Liitto MTL ry:n jäsen ja jonka pääasiallinen toiminta keskittyy objektiiviseen mediasuunnitteluun, medianeuvontaan ja media- ja kommunikointiaktiviteettien hoitamiseen mainostajille. Jäsenten on oltava toiminnassaan riippumattomia eri markkinointikanavista siten, ettei jäsenellä voi olla omia omistukseen, myyntitoimeksiantoon tai muuhun vastaavaan seikkaan perustuvia intressejä asianomaisten markkinointikanavien osalta.

4§ JÄSENMAKSU
Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruus määrätään vuosikokouksessa koskemaan kokousta seuraavaa kalenterivuotta. Uuden jäsenen on suoritettava liittymismaksu sekä jäsenmaksu niiltä täysiltä kuukausilta, jotka se on kuulunut yhdistykseen. Jäsen on äänioikeutettu suoritettuaan liittymismaksun ja ennen kokousta erääntyneet jäsenmaksunsa.

5§ EROAMINEN JA EROTTAMINEN
Halutessaan erota yhdistyksen jäsenyydestä on jäsenen ilmoitettava siitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle, sen puheenjohtajalle tai ilmoitettava erosta yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.
Eroaminen katsotaan tapahtuvaksi eroamisilmoitusta seuraavan kalenterivuoden alusta, jos eroamisilmoitus on jätetty viimeistään syyskuun loppuun mennessä. Muissa tapauksissa eroaminen katsotaan tapahtuvaksi vuoden kuluttua eroamisilmoituksesta. Eronnut tai erotettu jäsen on velvollinen suorittamaan erääntyneet jäsenmaksunsa sekä eroamisvuoden jäsenmaksun.  Hallitus voi erottaa yhdistyksen jäsenen, joka on rikkonut yhdistyksen sääntöjä, toiminut vastoin yhdistyksen vahvistamia eettisiä periaatteita, toiminnallaan vaikeuttaa yhdistyksen toimintaa tai sen tarkoituksen toteuttamista taikka ei enää täytä jäsenyyden edellytyksiä tai velvollisuuksia. Erottamisesta on ilmoitettava erotettavalle jäsenelle kirjallisesti. Ero tulee voimaan viiden (5) arkipäivän kuluessa siitä lukien, kun erotettavalle jäsenelle on lähetetty erottamista koskeva ilmoitus hänen jäsenrekisteriin ilmoittamaansa osoitteeseen.

Ennen erottamispäätöksen tekemistä asianomaiselle jäsenelle on varattava tilaisuus selityksen antamiseen asiassa paitsi milloin erottamisen syynä on jäsenmaksun maksamatta jättäminen.
Jäsen, joka on muistutuksista huolimatta yhden (1) vuoden ajan laiminlyönyt jäsenmaksujensa suorittamisen, katsotaan hallituksen päätöksellä erotetuksi yhdistyksen jäsenyydestä.


6§ KOKOUS
Yhdistyksellä on yksi varsinainen kokous, vuosikokous, joka pidetään viimeistään huhtikuun loppuun mennessä hallituksen määräämänä aikana ja sen valitsemassa paikassa. Lisäksi voidaan pitää ylimääräinen yhdistyksen kokous, jos hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai kymmenesosa (1/10) äänioikeutetuista jäsenistä sitä kirjallisesti erityisesti ilmoitettua asiaa varten vaatii, tai jos se muutoin on lain mukaan pidettävä. Vuosikokouksessa käsiteltävät asiat:

    * vahvistetaan kokouksen esityslista
    * esitetään ja hyväksytään hallituksen kertomus yhdistyksen toiminnasta edellisenä vuonna
    * esitetään edellisen vuoden tilinpäätös sekä tilintarkastajien kertomus
    * päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä vastuuvelvollisille
    * vahvistetaan seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä päätetään yhdistykselle suoritettavasta seuraavan kalenterivuoden liittymis- ja jäsenmaksusta
    * kuullaan mahdollinen vaalivaliokunnan ehdotus hallituksen jäsenistä
    * valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet
    * valitaan tilintarkastaja ja varatilintarkastaja seuraavaksi kalenterivuodeksi
    * päätetään hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien palkkiot
    * käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat. Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi, hänen on ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

7§ KOKOUSKUTSU
Kutsu vuosikokoukseen on toimitettava jäsenille kirjallisesti postitse vähintään neljätoista (14) päivää ja ylimääräiseen kokoukseen vähintään seitsemän (7) päivää ennen kokousta.


8§ ÄÄNESTÄMINEN
Yhdistyksen kokouksissa kullakin liittymis- ja jäsenmaksunsa maksaneella jäsenellä on yksi ääni. Kokouksissa päätösvaltaa käyttävät läsnä olevat äänivaltaiset yhdistyksen jäsenet ja asiat ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä, paitsi 14 §:ssä ja 15 §:ssä mainituissa tapauksissa.
Äänestys on avoin, ellei joku paikalla olevista äänivaltaisista jäsenistä vaadi suljettua lippuäänestystä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, paitsi vaaleissa äänten mennessä tasan ratkaisee arpa. Vaali on toimitettava umpilipuin, jos joku paikalla oleva äänivaltainen jäsen sitä vaatii.

Yhdistyksen kokouksessa voi äänivaltainen jäsen edustaa valtakirjalla yhtä muuta äänivaltaista jäsentä.

9§ HALLITUS
Yhdistyksen asioita hoitaa ja toimintaa ohjaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valittava puheenjohtaja ja vähintään kolme (3) ja enintään yhdeksän (9) muuta varsinaista jäsentä. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Hallituksen puheenjohtajaksi tai varsinaiseksi jäseneksi voidaan valita ja sellaisena voi toimia vain henkilö, joka on yhdistyksen jäsenen tai sen emoyhtiön palveluksessa.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen ollessa estyneenä varapuheenjohtajan kutsusta, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallituksen toimikausi on yksi (1) vuosi ja se alkaa vuosikokousta seuraavan toukokuun 1. päivänä ja päättyy seuraavana kalenterivuonna 30.4. Puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja mahdollinen toiminnanjohtaja tai tämän puuttuessa yksi hallituksen nimeämä henkilö muodostavat tarvittaessa hallituksen työvaliokunnan. Yhdistykselle mahdollisesti valittavalla toiminnanjohtajalla on hallituksen kokouksissa läsnäolo-oikeus ja puhevalta.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, joista yksi on puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, on läsnä. Hallituksen päätökset tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, paitsi vaalissa, jossa ratkaisee arpa.

Hallituksen tehtävänä on
1) huolehtia liiton hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä,
2) käsitellä jäsenanomukset sekä jäsenten erottamiset,
3) valmistella liiton kokouksissa käsiteltävät asiat,
4) tehdä ehdotus seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi kalenterivuoden loppuun mennessä,
5) nimetä liiton edustajat tarpeellisiksi katsomiinsa yhteisöihin,
6) päättää toiminnanjohtajan tarpeellisuudesta, valitsemisesta ja erottamisesta sekä7) päättää muiden mahdollisten toimihenkilöiden palkkaamisesta, työsuhteenehdoista ja erottamisesta, mikäli tämä ei kuulu toiminnanjohtajalle.

Hallitus voi päättää yhdistyksen budjetin määräämissä rajoissa muun kuin yhdistyksen merkittävän omaisuuden myymisestä, vaihtamisesta tai kiinnittämisestä.

10§ TYÖVALIOKUNTA JA VAALIVALIOKUNTA
Hallitus voi käyttää työvaliokuntaa, johon kuuluvat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja mahdollinen toiminnanjohtaja tai tämän puuttuessa yksi hallituksen nimeämä henkilö, valmistelemaan liiton hallitukselle esiteltäviä asioita sekä hoitamaan hallituksen sille antamia juoksevia tehtäviä. Lisäksi hallitus voi nimetä avukseen toimintasuunnitelman ulkopuolisia toimikuntia erityisiä toiminnan osa-alueita varten.
Hallitus voi harkintansa mukaan valita joko keskuudestaan tai jäsenistönsä piiristä vaalivaliokunnan. Vaalivaliokunta valmistelee ehdotuksen seuraavasta hallituksesta maaliskuun loppuun mennessä, mutta ehdotus ei sido yhdistyksen kokousta.

11§ TOIMINNANJOHTAJA
Yhdistykselle voidaan hallituksen harkinnan mukaan tarvittaessa valita toiminnanjohtaja. Toiminnanjohtajan ottamisesta ja erottamisesta päättää hallitus. Toiminnanjohtajan tehtävänä on:
1) johtaa näiden sääntöjen sekä yhdistyksen kokousten ja hallituksen päätösten mukaisesti yhdistyksen toimintaa sekä suorittaa siitä aiheutuvat toimenpiteet,
2) hoitaa näiden sääntöjen sekä tehtyjen päätösten mukaisesti yhdistyksen taloutta,
3) palkata toimiston henkilökunta, päättää heidän työsopimustensa ehdoista ja tarvittaessa päättää heidän työsuhteensa.
Toiminnanjohtajan palkkiosta päättää hallitus.

12§ NIMEN KIRJOITTAMINEN
Yhdistyksen nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja ja mahdollinen toiminnanjohtaja yksin Hallitus voi määrätä henkilön yksin kirjoittamaan yhdistyksen nimen.

 13§ TILINPÄÄTÖS JA TILINTARKASTUS
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi, se alkaa tammikuun 1. päivänä ja päättyy saman vuoden joulukuun 31.päivänä. Edellisen vuoden tilit ja niihin kuuluvat tositteet sekä muut tarpeelliset asiakirjat on viimeistään helmikuun loppuun mennessä jätettävä tilintarkastajille, joiden on viimeistään maaliskuun 31. päivään mennessä suoritettava tehtävänsä ja annettava hallitukselle kirjallinen tilintarkastuskertomus.

Tilinpäätös on tilintarkastuskertomuksineen toimitettava jäsenille vuosikokouskutsun liitteenä. Yhdistyksellä on oltava yksi varsinainen tilintarkastaja ja yksi varatilintarkastaja.

14§ SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN
Päätös yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta. 

15§ YHDISTYKSEN PURKAMINEN
Yhdistyksen purkamiseen vaaditaan kahden peräkkäisen, vähintään kuukauden väliajoin pidetyn kokouksen yhtäpitävät päätökset. Päätös on tehtävä kolme neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Mikäli Yhdistys purkautuu tai lakkautetaan, on sen varat luovutettava Markkinointiviestinnän Toimistojen Liitto MTL ry:lle. Mikäli yhdistyksen varoja ei voida luovuttaa yllä mainitulle liitolle, on sen varat luovutettava johonkin yhdistyksen tarkoitusperiä edistävään tarkoitukseen, jonka tässä pykälässä mainittu jälkimmäinen kokous päättää.