MTL Viestintätoimistojen eettiset periaatteet

MTL Viestintätoimistot valitsee jäsenikseen viestintäpalveluja yrityksille, muille yhteisöille tai yksityishenkilöille ammattimaisesti myyviä ja toteuttavia viestintätoimistoja, jotka sitoutuvat noudattamaan toiminnassaan MTL Viestintätoimistojen eettisiä periaatteita.   

>Katso myös koko MTL:n eettiset periaatteet

1. Viestintätoimistojen työn ammatilliset perusteet

Viestintätoimistot palvelevat asiakkaitaan suunnittelemalla ja toteuttamalla viestintää, jolla vaikutetaan ihmisten tietoihin, mielipiteisiin, asenteisiin ja käyttäytymiseen. Toiminnan lähtökohtana on asiakkaan tavoitteiden edistäminen. Käytettäviä työtapoja ohjaavat viestintätoimistojen omat ammatilliset menetelmät, toimeksiannon laajuus ja sovitut kustannusraamit.

Viestintätoimistojen asiakkaiden tavoitteet voivat vaihdella esimerkiksi yhteisökuvan muodostamisesta ja kehittämisestä tuotteen tai palvelun myymiseen ja poliittiseen päätöksentekoprosessiin vaikuttamiseen.

Asiakkaina voivat olla niin yritykset, aatteelliset yhteisöt ja etujärjestöt, kuntien ja valtion hallinnon yksiköt kuin muut viranomaisetkin.

Viestintätoimistojen työ voi olla viestinnän konsultointia, jolloin viestintätoimisto on taustalla neuvonantajana ja suunnittelijana. Suunnittelu voi perustua viestintätoimiston tai tutkimusorganisaation suorittamiin mielipide-, asenne- tai ilmapiiritutkimuksiin kohdeyleisöjen joukossa.

Viestintätoimiston tehtävänä voi olla teksti-, kuva- ja ääniaineiston tuottaminen asiakkaan käyttöön. Viestintätoimistot voivat tehdä asiakkaan puolesta viestintätehtäviä, ylläpitää sidosryhmäsuhteita, tiedottaa uutistapahtumista tai -asioista medialle, muille erityiskohderyhmille ja suurelle yleisölle.

Viestintätoimiston työhön saattaa sisältyä myös asiakkaan viestintävalmiuksien kehittämistä. Parantamalla asiakkaan kykyä ymmärtää ja ottaa viestinnässä huomioon toimintaympäristön odotuksia ja vaatimuksia luodaan edellytyksiä tulokselliselle viestinnälle.

Viestintätoimistot toimivat kaupallisilla markkinoilla ja laskuttavat asiakasta palveluistaan.

2. Luottamus asiakassuhteessa

Viestintätoimisto ei paljasta muille osapuolille ilman asiakkaan lupaa tältä saamiaan luottamuksellisia tietoja. Viestintätoimisto ei käytä tietoja omien taloudellisten etujensa hyväksi.

On erittäin tärkeää, että viestintätoimistojen nykyisillä ja aiemmilla asiakkailla on täysi luottamus siihen, että toimistot pystyvät käsittelemään luottamuksellisia tietoja asianmukaisesti. Kaikkien viestintätoimiston työntekijöiden on sopimuksella sitouduttava vaitiolovelvollisuuteen asiakkaan toimintaa koskevissa asioissa sekä viestintätoimiston palveluksessa ollessaan että sen jälkeen.

Asiakas voi halutessaan vaatia, ettei yhteydenotto viestintätoimistoon tule sen enempää yleiseen tietoon kuin tehtävä vaatii. Asioidessaan kolmannen osapuolen kanssa, esimerkiksi suhteessa toimittajaan tai päätöksentekijään, viestintätoimiston on pyydettäessä kerrottava, kuka toimeksiantaja on.

3. Säännösten noudattaminen

Viestintätoimiston tehtävä on asiakkaan etujen ajaminen. Työssään sen on noudatettava lakia sekä toimialakohtaisia ja yleisiä viestintää ohjaavia sääntöjä. Yleisiä noudatettavia ohjeita ovat esimerkiksi pörssin ohjeet. Toimialakohtaisia ohjeita ovat muun muassa lääkemainontaa ja viestintää säätelevät ohjeet.

4. Kilpailevat toimeksiannot

Viestintätoimistot voivat työskennellä kilpailevien asiakkaiden tai etupiirien kanssa hyvää liiketoimintatapaa noudattaen. Mikäli kilpailevia toimeksiantoja on, ne on pidettävä erillään niin, että luottamukselliset tiedot pidetään työryhmien sisällä. Asiakkailla on oikeus tietää kilpailevien toimeksiantojen olemassaolosta.

Kilpailevien toimeksiantojen hoitamisen on täytettävä seuraavat edellytykset:

· Asiakkuuksia hoitavat työryhmät pidetään fyysisesti erillään ja kokoukset ja esittelyt pidetään sillä tavalla, että tietoja ei vuoda työryhmistä toiseen.

· Sekä paperilla olevat että sähköisessä muodossa olevat tiedot pidetään fyysisesti erillään niin, etteivät työryhmät normaalioloissa pääse käsiksi kilpailijan tietoihin.

· Tietoturvanormit on yrityksessä selkeästi määritelty ja asiakassuhteen hoitamiseen osallistuvat henkilöt allekirjoittavat salassapitosopimuksen.

5. Viestintätoimisto neuvonantajana

Viestintätoimiston tulee varjella luotettavuuttaan ja varoa sitoumuksia, jotka vaarantavat sen aseman ammattimaisena ja riippumattomana neuvonantajana.

Toimiston on noudatettava erityistä huolellisuutta riippumattoman neuvonantajan roolinsa varmistamisessa muun muassa seuraavissa tilanteissa:

· Viestintätoimisto tai sen emoyhtiö omistaa asiakkaan osakkeita

· Viestintätoimisto toimii tiiviissä yhteistyössä tai omistuksellisessa suhteessa media-alan yrityksen kanssa

· Viestintätoimiston tai sen emoyhtiön toimintaan liittyy oleellisessa määrin viestinnän ulkopuolisia toimintoja

· Viestintätoimistolla on erittäin vahva usko tai normaalia syvempi sitoutuminen asiakkaan asiaan.

6. Toimeksiannosta kieltäytyminen

Viestintätoimisto voi kieltäytyä toimeksiannoista. Toimisto ei saa ottaa vastaan tehtävää, joka edellyttää lakien, viestintää ohjaavien normien rikkomista tai yleisten eettisten periaatteiden vastaista toimintaa.

7. Viestintäkonsultin lojaliteetti

Viestintäkonsultin tulee olla lojaali ensisijaisesti sitä viestintätoimistoa kohtaan, jonka palveluksessa hän on. Jos asiakkaan ja viestintätoimiston välillä on ristiriita, viestintäkonsultti noudattaa toimistonsa näkökantoja.

Konsultilla on oikeus kieltäytyä työtehtävästä, jos viestintätoimisto selvästi toimii vastoin hyvää toimialaetiikkaa. Konsultin on ilmoitettava viestintätoimistolle, jos asiakas vaatii työmenetelmiä, jotka rikkovat toimialan eettisiä ohjeita tai lakeja.

Viestintäkonsultti ei voi pitää asiakastoimeksiantoja "ominaan" työsuhteen aikana eikä sen jälkeenkään. Asiakassuhteen "omistaa" toimisto, ei sen palveluksessa oleva konsultti.

Ennen kuin konsultti jättää vanhan yrityksensä hän ei saa tehdä käytännön valmisteluja houkutellakseen asiakkaita tai työtovereita uuteen yritykseen. Hän saa vain yhteistyössä vanhan yrityksensä kanssa informoida asiakkaitaan lähdöstään.

8. Hinnoittelu

Palvelujen ja tuotteiden hinnoittelu on jokaisen viestintätoimiston vapaavalintainen asia. Käytettävä hinnoittelumenetelmä ei kuitenkaan saa vaarantaa minkään kolmannen osapuolen riippumattomuutta.