Mediasuhteiden rakentaminen on pitkäjänteistä työtä, jota tehdään vuosia. Pikkuhiljaa julkaisut tulevat tutuiksi, toimittajiin tutustuu paremmin ja luottotoimittajien piiri laajenee. Ajan myötä saavutetaan luottamukselliset ja hyvät suhteet, jotka ovat viestinnän parissa työskenteleville A ja O. Henkilötasolla vallitsee molemminpuolinen arvostus.

 

 

Valmistaudu hyvin ennen kuin tarjoat juttuideaa tiedotusvälineelle.

 

Osaa asiasi: tärkein asia suullisesti puhelimessa, muu taustatieto mustana valkoisella. Mieti, mikä aiheessa on tärkeintä.

 

Näytä innostuksesi: Esitä asiasi lyhyesti, ytimekkäästi, mutta innostuneesti.

 

Anna toiselle osapuolelle mahdollisuus kysellä – pyri aitoon dialogiin.

 

Ota selvää sinulle ennestään tuntemattomasta mediasta ja taustoista. Hae tietoa netistä.

 

Vie asia päätökseen puhelun aikana: sovi mitä tehdään ja milloin.

 

Jos asiasta sovitaan jo puhelun aikana, päätä keskustelu. Kun toimittaja on kertonut tekevänsä haastattelun/lähtevänsä matkalle tms, sinun ei tarvitse enää jatkaa keskustelua, vaikka et olisi kaikkea ehtinytkään mainita. Lisätiedot voi lähettää sähköpostissa.

 

Ole tavoitettavissa. Pidä lupauksesi, toimita sovitut materiaalit heti.

 

Ole aina rehellinen ja avoin. Jos et tiedä tai sinulla ei ole valtuuksia puhua jostakin asiasta, sano se. Voit palata asiaan myöhemmin lisätietojen kera tai etsiä vastuullisen henkilön yrityksestä puhehenkilöksi.

 

Kun kysely joukkoviestimestä on tullut, hoida se mahdollisimman nopeasti, koska viestimillä on yleensä erittäin tiukat aikataulut.

 

Kun hyvä suhde on saatu rakennettua toimittajaan, siitä tulee myös huolehtia niin, että toimittaja huomioidaan aika ajoin, mutta asian kanssa. ”Ilman mitään asiaa” käytävät keskustelut sopivat luonnollisesti ystävystyneiden henkilöiden kesken. Kun luottotoimittajille tarjotaan säännöllisesti hyviä juttumahdollisuuksia, he muistavat sinut aina. Kun olet saavuttanut luotetun aseman toimittajan silmissä, yhteistyö on hedelmällistä ja antoisaa molemmin puolin.

 

Huolehdi korkeatasoisista taustamateriaaleista ja tiedotteista sekä teknisistä reunaehdoista.

 

Huolehdi tiedottamisesta myös silloin, kun yrityksellä on negatiivista kerrottavaa.

Mieti aina lähestyminen ja tiedottamistapa (tiedote vai lehdistötilaisuus jne.) median kannalta. Hyppää toimittajan rooliin, joka tekee työtään määräaikojen alla ja kilpailutilanteessa muiden viestimien kanssa.

 

Älä järjestä lehdistötilaisuutta, ellei siihen todella ole tarvetta vaan hoida asia tiedotteella tai muulla tavalla.

 

Tutki mahdollisuuksien mukaan, onko kilpaileva media tehnyt äskettäin juttua juuri siitä asiasta, josta olet toimitukseen soittamassa.